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如何定制律師事務所管理軟件


定制軟件的方式


要提高律所營運的效率,加強律師事務所信息化建設是必不可少的,而首要的作為又是律所的辦案管理軟件。律所軟件的選擇必須服從于律師事務所的實際需求和發展目標,而各個律師事務所的運營模式又有所不同,所以最理想的律師事務所的辦案管理軟件應該是量身打造的,換句話說即是“適合的才是做好的”。但是如果由自己設立研發團隊對律師事務所尤其是規模不是很大的律師事務所來說成本投入勢必過大,而且從軟件開發完成后的人力資源利用的角度講也是不利的。所以對律師事務所來說,選擇一家專業的軟件開發公司來定制軟件,對律師事務所來說應該是最優的選擇。

功能模塊的選擇

軟件的功能應該體現律所實際的操作模式,并實現傳統辦公無法實現的效果,方能體現電子化辦案的優勢。所以在軟件的定制過程中律師事務所與軟件公司的溝通尤其重要。

律所的辦案管理軟件是以后律師事務所運營的中樞,對于功能模塊的選擇,律所情況各有不同,需要明確需求。不僅要滿足現在的需求,還要顧及到律所以后的發展。比如辦案過程中與客戶的信息溝通,異地辦案時快速的案件調研,增加多種法別的服務,案件計價方式等。

以下為筆者對主要模塊選擇的建議:

客戶模塊
滿足不同客戶類型和狀態的要求,可對潛在客戶管理,豐富的客戶及關聯人員的信息量,并要與案件進行關聯

案件模塊
詳盡的案件信息,全面的利益沖突檢索,不同案件類型分類,案件進展程度可以有選擇性的呈現給客戶,與賬務進行關聯,要能夠根據不同案件類型進行統計

賬務模塊
能夠滿足包案件和按時收費的不同收費類型,能夠管理個案收費情況,體現出收費明細,并形成正規的賬單,同時涉案律師的傭金可能夠進行計算。

要能夠對不同案件在不同時間段的創收進行統計,甚至對律師個人的創收情況進行統計,以此了解律所的運營情況和對律師進行考核。

客服平臺
客戶可以在此與律師進行溝通,反饋意見;能夠查看案件的進展情況、收費明細和查看賬單信息,尤其,律師在本案中的思維、研究、會議記錄等,讓客戶感受到律師的服務質量

案件信息調研
案件信息調研,讓案件信息更加充分,客戶能夠在辦案過程中加強與律師的配合,同時此處也是律師多年經驗的累積,新律師可通過此功能快速成長

日程安排
有序安排律師的日程,并進行提醒,讓律師在繁忙的工作中做到有條不紊

所務管理
律師事務所內部的公章、圖書、會議室、車輛、人事、系統權限等方面進行有效控管,規避律所的執業風險,讓律所資源達到最有效的利用

律所的運營體系不同職位間的權限劃分 規范化建設,方便管理

確定好功能模塊后,接下來就會涉及到管理部分,這也是律所領導者管理理念的重要體現。管理軟件一般通過權限劃分的方式來實現,一款好的管理軟件應該能夠靈活的劃分權限,以適應律所可能碰到的變動,加速律所的規范化建設,使得權責分明,提升營運效

客戶管理
查看系統操作手冊權限

客戶服務平臺

發送郵件到客戶郵箱

查看其他律師的客戶資料

本賬號客戶資料被其他律師查看

對客戶添加文件信息的權限

可以通過客服平臺與客戶進行消息互通的權限

通過客戶管理日志對屬下律師進行督導的權限



案件管理
是否可以查看其他律師的案件資料

案件資料是否要被其他律師查看

是否可以添加詳細的案件信息,并可有選擇性的發送到客戶服務平臺

可否添加案件相關的文件資料進入系統

能否在協同辦案的時候把案件共享給相關人員

根據律師自己的職位,對下屬律師的案件進行相應層級的審批

對案件文件柜中添加的資料進行審批

對案件收費的每一條明細進行審批的權限

可否有使用案件信息調研系統與客戶配合辦案的權限

律師在案件管理中的操作日志被別的律師查看,或是可以查看其他律師的日志

管理層可以使用案件統計分析功能


賬務管理
處理其他律師的案件賬務資料庫

案件賬務資料庫被其他工作人員處理

制作賬單

賬單查詢和查看所有賬單

對收費進行管理,如已完成收費和賬務匯總

賬務管理日志

對全部財務信息進行統計,一般管理層律師使用此功能


賬戶管理
處理客戶投訴與舉報

通過系統直接與系統開發公司進行溝通

回收站管理,避免誤刪資料造成執業事故

查看賬戶管理日志的權限

查看總日志的權限,擁有此權限可查看系統中各個模塊的操作記錄。


其他方面
會議室管理

人事檔案管理

管理律所內部資料

合同范本調用和添加

公章管理,規避風險

合約管理

圖書管理

車輛管理

事務所資源管理,電腦、打印機等事務機器和辦公設備等

工作人員之間及律師與客戶之間的信息暢通

信息暢通是律所高效營運的前提,包括管理層、律師、財務人員、人事人員彼此之間的信息溝通,如客戶消息、律師間協同辦案的案件處理進度、辦案與收費的掛鉤、(圖書、會議室、車輛)使用的情況等信息暢通才能高效配合減少失誤。

律所品牌的打造

品牌的打造是由點點滴滴積累起來的,在客戶心中起著潛移默化的作用。對于律師事務所的辦案管理軟件應該讓律師能夠及時快捷的傳達各類信息,讓客戶了解律所的信息化程度和辦事的效率及質量。若傳達給客戶的信息全部帶有律所自身風格的設計(如發送給客戶的賬單、客服平臺的界面等),勢必會提升律所在客戶心目中的形象。

售后服務,軟件升級

作為律所運營樞紐的辦案管理軟件,其正常運行與否關系到律師事務所的日程運作的效率,所以對軟件的后期維護頗為重要,這就需要律所在選擇開發公司的時候了解其對軟件的后期維護問題,避免廠家為了取得價格優勢而在后期維護上大打折扣。而如果廠家能夠對軟件不斷的投入精力進行完善升級,則對律師事務所將來的發展是大有好處的。

結語

綜上所述,筆者認為律師事務所的辦案管理軟件首先要適合自身的運營模式,在軟件開發的過程中加強與開發廠家的溝通,既要要求各職位能夠權責分明,又要使各部分信息暢通,同時還要考慮到以后律所的發展對信息化要求的提高等一些要素。最后就是開發廠家能夠提供優質的售后服務和不斷的軟件升級,以保障軟件的正常運營和保持技術上的先進性。把握以上各個環節相信您的律所定能打造出一套能夠輔助律所高效高質運營的辦案管理軟件。

作者:臧煜卓、吳法奇
迪奕網絡科技(上海)有限公司
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