律師事務所管理、信息化、法律相關文章
從企業管理的角度看律師事務所管理

在這21世紀電子信息化時代,律師事務所同其他行業一樣,其復雜性和競爭性都在持續的增加,社會各屆對于法律服務的需求也日趨增加,對于律師事務所的專業化程度和團隊協作精神的要求也日漸提高。要想同市場經濟的機制一樣進一步與國際接軌,中國的律師事務所就也面臨著如何改革、如何發展,如何組建規模律所,如何達到服務專業化分工,如何創立品牌服務等重要問題。只有順應時代的發展,適應現代的競爭環境和及時改變舊的管理理念,樹立品牌服務意識,建立品牌服務制度,產生品牌服務效應,這樣才能從根本上解決部分問題,才能使事務所在競爭中立于不敗之地。
律師事務所,從本質上說應該是屬于服務性組織。但是同樣也作為律師謀生的手段,其實也可以說是另外一種形式的生意。這就要求律師對自己的工作和業務范圍有一個清晰的定義。假如律師所做的工作僅僅只是您頭腦中所認為的好想法,但實際上卻不能為個人或者律所帶來任何的收支效益,那只能稱之為個人愛好而不是生意。
很多律師每天都花去大量的時間在傳統的工作模式上,而現在律師事務所可以通過信息化建設,幫助律師從繁重的傳統模式中解脫出來,應用電子信息技術進行規范化管理,提高辦案效率和質量,將客戶管理、案件管理和賬務管理三者實行關聯一體化操作,從整體上實現了資源的優化與共享,有利于樹立律師事務所高效、專業的新形象。利用一個實用、便捷、高效的網絡化信息管理平臺,提高工作效益、自身服務質量和服務水準,雖然會花費一定的時間,暫時減少了每天業務接洽的數量,但這是在為將來投資,對以后帶來的幫助是非常巨大的。
律所要想緊跟時代的發展,站在時代的最前沿,就必須改變以往的思維模式,合理的運用管理學、經濟學、營銷學等原理,引進一系列的企業經營觀念和經營機制,如效益機制、市場營銷、形象策劃、創新機制、樹立品牌等,用企業的管理方法來指導和管理律師事務所的運作。電子化管理模式能提升事務所的檔次和客戶的信任度,能為客戶提供快捷周全的法律服務,能提高信息的利用程度,做到信息共享、資源共享。目前律師辦案,基本上是各自忙各自手頭的案子,誰也不知道誰在忙什么。而電子信息在實現無紙化辦公的同時,又為我們提供了一條便捷的信息資源共享的平臺。關于一些疑難法律問題的研究成果可以共享、律師的辦案心得可以彼此交流、客戶關系渠道也能達到互通。
律師事務所是知識型的企業,任何企業都需要一個對外展示自身的窗口,這是現代社會市場競爭的重要手段,F代社會,“品牌”的價值越來越受到人們的重視。在網絡信息時代,為律師事務所開展市場與品牌形象的營銷創造了有利機會,借助于網絡信息傳遞的作用,律師及律師事務所可以有效傳播服務理念與核心競爭優勢,突破了傳統的地域服務觀念限制,為法律服務拓展了更為廣泛與自由的空間,更便于從社會獲取潛在服務信息,加強與同行之間的交流與合作。但在目前,大部分的律師事務所對品牌服務的重視程度還遠遠不夠,律師事務所沒有樹立品牌服務意識的原因有很多方面,既有管理體制的問題,也有律師自身的問題。要實施品牌計劃,律所內部人員素質的提高以及人才的利用是基礎。這不僅是對執業律師,對聘用的律師助理、接待人員,文員等均要考核其綜合素質,從而慢慢樹立律師和律所良好的社會口碑。
然而,僅僅內部人員的綜合素質提高了是不夠的,還必須制定完善的內部管理體制,內部管理制度包括事務所的收案結案制度、案件統一管理,資源共享、收費制度、財務管理制度、內部人員管理、帳戶權限、客戶對案件質量的意見等。其次,要建立律師事務所品牌就必須制訂實施品牌的計劃,實施品牌計劃中走專業化道路,提供專業化法律服務是創立事務所品牌的一條捷徑,有些律所大包大攬什么都做的話可能什么都做不好,但如果集中做,通過電子信息辦案管理系統中的案例統計分析,律師事務所業務方向更加明確,就集中在這些領域打出自己的品牌。

“獵犬”律師辦案管理軟件智能的權限管理和人事管理,還有各種案件報表、賬務報表


同時,事務所文化的外部建設作為品牌建設的一部分也越來越得到重視。在確定了事務所的核心價值和文化后,設計一個含義深刻并具視覺沖擊力的事務所標志,在此基礎上對律所的簡介、宣傳資料在網上進行統一的設計,以現代企業的管理方式對事務所進行所整體包裝與宣傳。由此可見,走專業化道路與建立全方位律所文化體系是實施品牌計劃的二個關鍵問題。律師事務所品牌的建立不是一朝一夕就可以實現的,它需要一個過程。因此,制定實施品牌的計劃,就必須堅持按計劃實施,最后創立出屬于自己律所的一個品牌。
律師的業務核心就是客戶,律師的核心競爭力就是質量和信譽,只有更高質量的服務才能保持老客戶、開發新客戶。隨著律師業同業競爭的加劇,社會與客戶對律師的要求與期望值也越來越高,律師在職業過程中的偶爾失誤,都可能會帶來客戶的不滿和投訴。而采用電子信息管理系統辦案的律師,其中的日志功能會將律師近期的工作安排呈現出來供律師進行回顧,讓客戶隨時的了解案件的進展,從而幫助律師在每天繁多的工作中盡可能的避免對案件的小細節遺忘或者疏漏,而帶來不必要的麻煩,同時也能起到律所上層管理人員對律師工作的了解和監督作用。這對于律師樹立自己的信譽和社會形象是非常有必要的?蛻羝鋵嵕褪且粔K掛在律師身上最好的廣告牌,而良好的信譽是靠每個律師在職業過程中通過具體的業務環節而產生的。因此,這就要求律師在接案辦案的過程中對客戶負責。從客戶管理角度來看,律師事務所需要通過有效、科學的客戶關系管理,在維護原有的老客戶的基礎上,不斷的增加新的客戶,從中挖掘更多的業務機會。同時,也可以考慮利用現有的客戶資源,為客戶之間的合作創作機會,從而為自身也拓展了業務機會。律師通過網絡對客戶進行業務咨詢與受理,已成為一種發展趨勢。通過電子信息管理系統,及時跟蹤現有的客戶信息,定期對客戶進行回訪,了解他們的意見或建議,解決可能存在的從業律師個人業務能力、職業道德與紀律等問題,從而及時采取措施,避免客戶資源的流失以及對律師事務所聲譽的損害。對于客戶的投訴和意見,律師必須積極的處理。
通常情況下,律師的服務是比較分散獨立的,律師之間缺少知識資源的交流與分享,更缺少團隊合作精神,這不利于律師和律所的發展。因此,整合資源,提高效率,使律師事務所成為一個集體,而不是個體戶的集合,是律師事務所發展的必然要求。對于律師事務所來說,律師的客戶以及辦案的經驗永遠是最寶貴的資源,這些資源往往會因為律師離開事務所而損失,律師軟件需要能夠把律師的客戶以及辦案經驗保存下來,把律師的資源真正變成事務所的寶貴財富。如果僅依靠人為手工記錄,不但當事人和案件信息記錄格式簡單,無法形成有用的資料積累,難以有效統計律師事務所以及律師個人每年的業務量,從而判斷專業方向與定位。如果律所負責管理案件檔案的人員離職,對以往案件信息的整理將會給律所帶來極大的不便。利用電子信息辦案管理系統就實現了律師進行電子化的收案登記、立案審批、辦案過程控制、結案審批及歸檔,統一存儲案件基本資料,避免了資料流失和誤差。同時,系統可以根據收案、結案和涉外案件進行分類,也可以根據案件名稱、受理律師、受理時間段等特定內容專項統計進行歸檔,這些檔案還都將直接在相對的客戶名下建檔,方便于以后進行檢索。電子信息管理系統還能專門設置一個文檔將律師在辦案過程會用到一些合同范本、問卷表格、案件文件清單等按照法別和案件類型進行細致分類存檔,作為網絡公共資源庫,讓律師和其他工作人員隨時查詢法規、調閱案卷、使用文書范本等,供需要時隨時調用,也大大減少了律師需要自己起草常用的格式合同及法律文書而造成格式不統一,對外形象雜亂,并存在因合同等不規范帶來的潛在風險。
律師在接案時,對案件可行性的評估是非常必要的。電子管理系統中設置的案件沖突檢索功能能幫助律師按照客戶類型、名稱、職業、相關文件等要素在系統的真個資料庫中進行全面的利益沖突檢索,高速降低了律師的職業風險。在辦案過程中,案件的保密性同樣是非常重要的。如果律師的同事、文員、助理在無意中揭露一些案件的重要信息,對律師辦案是相當不利的,而系統的權限設置在這里就省去了律師花大量的時間去培訓自己的職員如何對案件信息進行保密,專職律師之間的客戶和案件資料相互獨立,除非合作辦案或者指定共享的人,否則其他人看不到律師個人的客戶和案件,有效的保護了私有資料泄漏,對案件信息的保密性增加了又一層安全可靠性,可以針對律師不同的職位設置不同的權限,針對不同個案通過系統進行協同辦公和合作辦案,律師與助理、律師與律師之間即使不在同一環境下,也能夠讓協作人員隨時了解他人的辦案意圖和工作進展情況,并進行在線溝通,大家各司其職,最高效益的配合律師處理案件。
律師事務所朝著信息化建設已經成為時代發展的必然趨勢,也是信息化時代企業管理中的重要組成部分。律師事務所需要明確自身在管理中的優勢與劣勢,建設出自身的專業網站,強化自己的專業特色,創造自己的專業品牌,逐步推進律師事務所的信息化建設與發展。

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